Adressen anlegen, pflegen, suchen

Was bedeuten die Farben und Symbole?

1.  = Träger
2.  = Einrichtung
3.  = Adresse ohne Einträge im Feld Adresseinträge
4.  = Verwaltungsaktuar oder Kigabeauftragte Verwaltung
5.  = Pastoralverantwortlicher
6.  = ehemaliger Träger (sog. Ex-Träger)
7.  = Kigabeauftragte einer Einrichtung

Wie lege ich eine Adresse an?

1. Suchen Sie eine ähnliche Adresse bzw. eine typgleiche.
2. Kopieren Sie diese.
3. Ändern Sie die Daten in der Kopie.

Was bedeutet Adresstyp ergänzen oder Funktion ergänzen?
Der ausgewählte Eintrag wird in das Adresstyp- bzw. Funktionsfeld geschrieben bzw. an die bisherigen Einträge angehängt.

Wie lösche ich Angaben bei Adresseinträge?
Den zu löschenden Eintrag bei "Adresseinträge ergänzen" anklicken, danach "Änderungen speichern" klicken. Nun wird dieser Eintrag gelöscht.

Wie lösche ich Adressen komplett?
Das komplette Löschen einer Adresse muss mit einem Häkchen neben dem Schalter Löschen bestätigt werden!.

Wie lösche ich Angaben bei der Funktion?
Einfach doppelt in den zu löschenden Eintrag klicken. Der Eintrag wird markiert. Danach die Löschtaste drücken.

Wie ändere ich die Nummer bei Nr./Name/Zusatz, wenn z.B. ein Funktionsträger von einer anderen Kirchengemeinde übernommen wird?
Dazu unten rechts in das Feld "Zugeordnete Einrichtungen:" gehen und den Nummerneintrag entsprechend ändern: aus 001328-0000/ z.B. 001342-0000/ machen. Wichtig ist, den Schrägstrich hinten nicht zu veregssen!!!

Was bedeutet Art des Kopierens?

• "normal " bedeutet, dass die Adresse ihre Träger- bzw. Träger-Einrichtungsnummer behält.
  
• "normal, aber ohne Typ " entspricht normal, aber das Typfeld wird geleert.
• "nur gekoppelt an FB" bedeutet, die Adressenkopie wird zu einer freien Adresse, die weder an eine Einrichtung noch an einen Träger gebunden ist. Sie ist nur noch an den FB gekoppelt. Adressen ohne FB sind in dieser Datenbank nicht zugelassen.
  
• "nur gekoppelt an FB, aber leere Felder" bedeutet, dass eine leere Karteikarte entsteht.
  
• "nur gekoppelt an Träger" bedeutet, die Adressenkopie wird zu einer Adresse, die nur noch an einen Träger gebunden ist. Sie ist nicht mehr an die Einrichtung gekoppelt!
  

Wenn ich auf Speichern klicke und danach mit Klicken auf "Zurück" in die Adresse gehe, sehe ich keine Änderung. Warum?
Die Änderung ist erst sichtbar, wenn der Bildschirm aufgefrischt wird (Taste F5). Statt auf "Zurück" können Sie auch auf "Zurück in die Adresse" bzw. "Zurück in die Kopie" klicken. Dann wird die Adresse mit den gemachten Änderungen geöffnet.

Wie ordne ich Kigabeauftragte zu?
Die Einrichtungsnummern, zu denen diese gehören, in das Spezialfeld unten eingeben, getrennt durch ein Komma mit abschließendem Schrägstrich, z.B. so: 997101-7003485,997107-7002837,997101-7002815/. Hier ist die Beauftragte für drei verschiedene Einrichtungen zuständig. Bei nur einer einzigen Einrichtung muss der Schrägstrich ebenfalls verwendet werden!

Wie suche ich Adressen?
- Durch Eingabe eines Suchbegriffs im oberen Bereich.
- Durch Eingabe eines Suchbegriffs im unteren Bereich.
- Durch Eingabe je eines Suchbegriffs im oberen und unteren Bereich.

Tipps zum Suchen:
- Achten Sie stets auf korrekte Groß- und Kleinschreibung (außer bei Filter 4 und 5)!
- Schreiben Sie, um Tippfehler zu vermeiden, so wenig wie möglich. Wenn Sie z.B. alle Kigas in Waiblingen suchen, reicht es, bei Ort "Waib" einzugeben. Das System sucht immer nach Übereinstimmungen von links nach rechts.
Schreiben Sie niemals zwei Worte in ein Feld!

Bei der Filtersuche befindet sich bei 1. neben dem Klappfeld noch ein leeres weißes Feld, wo man etwas eintragen kann. Wozu soll das gut sein?
Dieses Feld ist der sog. Joker und macht nur Sinn, wenn Sie die Berechtigung haben, im Typfeld der Adresse selbst erfundene Abkürzungen einzugeben (wenn Sie dazu nicht berechtigt sind, so benutzen Sie bitte das Feld "Weitere Abfragekriterien" unterhalb des Notizenfeldes). Sie müssen solche exotischen Zeichenfolgen hier direkt eingeben, da sie bei den im Klappfeld aufgelisteten Begriffen fehlen.

Wie funktioniert Filter Nr. 4, der mit der Bezeichnung "weitere Abfragekriterien"?
Hier werden Einträge im entsprechenden Feld unterhalb des Notizenfeldes abgefragt. Sie können hier bis zu 3 Einträge abfragen. Ein Eintrag ist eine Zeichenfolge, die vom nächsten Eintrag durch ein Leerzeichen getrennt ist (so wie bei Google!).

Die maximal drei Begriffe bzw. Zeichenfolgen lassen sich mit logischem UND oder ODER verknüpfen. Wenn man nichts anklickt, wird ein ODER verwendet. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.

Ein Beispiel: Bei einer Adresse sind die Abfragekriterien "test1", "test2" und "test3" gespeichert. Wenn man als Suchbegriffe "test1" und "Test4" eingibt, wird die Adresse gefunden, obwohl dort kein "Test4" steht - aber es steht ja "test1" drin und es wurde mit einem logischen ODER abgefragt. Bei einer UND-Verknüpfung würde keine Adresse gefunden werden.

Wie funktioniert Filter Nr. 5, der mit dem Notizenfeld?
Hier einfach eine Abkürzung, eine Zeichenfolge, einen Begriff eingeben (nur EINEN!), der so auch im Notizenfeld der gesuchten Adressen steht. Groß- und Kleinschreibung spielen hier keine Rolle! Eine logische Verknüpfung wie bei Filter 4 ist hier nicht möglich.

Was bedeutet der Schalter "Eingaben löschen"?
Dieser Schalter löscht alles, was Sie in die Maske eingegeben haben. Sie können auch jeden Feldinhalt manuell löschen, aber das ist mühseliger. Bereits gespeicherte Daten werden nicht berührt, man kann also mit diesem Schalter nichts kaputt machen!

Was bedeutet der Schalter "Für Etikettendruck vorbereiten"?
Klicken auf JA sorgt dafür, dass Adressen in eine PDF-Datei gedruckt werden, die man wiederum auf Etikettenpapier ausdrucken kann.

"Ja, auch mehrfach" bedeutet, dass der Wert in der Adressenmaske bei "(Wie viele Etik. mehr als 1?)" zu 1 addiert wird. Wenn dort also 2 steht, werden 3 Etiketten gedruckt.

"Ja, auch mehrfach (tacheles)" bedeutet, dass der Wert hinter "tacheles" im Typfeld der Adresse genommen wird, um die Anzahl der zu druckenden Etiketten festzulegen. "tacheles3" bedeutet also, dass für diese Adresse drei Etiketten gedruckt werden. "tacheles" ohne Wert dahinter bedeutet, dass ein Etikett gedruckt wird.

Wie kriege ich die Exceltabelle mit den Ergebnisdaten auf meinen PC?
Klicken Sie auf den blauen Link, aber mit der rechten Maustaste. Dann klicken Sie - wieder mit der linken Maustaste - auf "Ziel speichern unter...". In der Dialogbox suchen Sie auf Ihrem PC einen geeigneten Speicherplatz, z.B. "Eigene Dateien". Bevor Sie auf Speichern klicken, ändern Sie bitte den Dateinamen so, dass er Ihnen vernünftig erscheint, z.B. "Adressen Waiblingen.xls". Ganz wichtig ist, immer ".xls" an den Namen zu hängen!!!

Die Spalten in der Ergebnistabelle sind in der Datei adressenxls.ini auf dem Server gespeichert und können nur vom Administrator angepasst werden. Wenden Sie sich bei Änderungswünschen bitte an diesen.

Funktion "Adressentyp ergänzen/löschen" und "damit verbinden!"
Hier werden Adresstypen eingegeben oder gelöscht. Die Funktion ist als Schalter zu verstehen: Wenn ein Typ bereits eingegeben ist, wird er beim Betätigen des Schalters gelöscht, ansonsten wird er eingegeben.
Wenn er eingegeben wird, so kann mit dem Klappschalter "damit verbinden!" eine Zahl zwischen 2 und 9 mit dem Adresstyp gekoppelt werden. Diese Zahl speichert, wie viele Adressetiketten gedruckt werden, sofern dieser Adresstyp ausgewählt wurde.

Der Mehrfachadressendruck funktioniert nur bei folgenden Typen: tacheles, wdk, fobi, kigaordner

Weiter unten gibt es das Feld "Etiketten zus.:". Auch hier kann der Mehrfachdruck von Etiketten gespeichert werden. Er ist jedoch unabhängig vom Adresstyp. Mit anderen Worten: Die Etiketten werden prinzipiell so oft gedruckt, wie es der Zahl entspricht.

Der Mehrfachdruck der Adressen wird immer nur dann umgesetzt, wenn in der Einstiegsmaske diese Option gewählt wurde!