doit-SOFTWARE | doit-Web

25 Module für die komplette Kursverwaltung

doit-Web besteht derzeit aus 25 Modulen. Die Module 1 bis 3 sind die sog. Kernmodule. Sie decken alle wesentlichen Funktionen für die Veranstaltungsverwaltung ab, einschließlich der offiziellen statistischen Auswertungen nach DVV. Nähere Angaben zu den Nutzungskosten finden Sie hier. Übrigens: Gerne geben wir Ihnen auf Nachfrage einen Testzugang.

Die Module ab Nr. 22 sind sog. Webdienste, die bis auf Modul 24 gratis genutzt werden dürfen. Bei Modul 24 werden pro gespeicherten Fragebogen einmalig 10 Cent zzgl. MwSt. erhoben. Alle übrigen Module kosten pro Monat 5 EUR zzgl. MwSt.

Klicken Sie bei jedem Modul rechts auf den Pfeil, um nähere Informationen zu erhalten.

Das Modul Kursverwaltung ist im Prinzip die digitaleAbbildung des Programmheftes und das mächtigste bzw. umfangreichste Modul in der doit-Web-Familie.

Aufgerufen wird es über eine Volltextsuche, wie man sie von den populären Suchmaschinen des Internets kennt. So lassen sich Kurse blitzschnell finden, auch wenn keine exakten Informationen, wie etwa die Kursnummer oder der genaue Kurstitel, bekannt sind. Die Kurse erscheinen im nahezu selben Erscheinungsbild wie im gedruckten Heft!

Jeder Veranstaltungsbeschreibung kann per Klick in ein Worddokument verwandelt werden, um es extern zu verarbeiten.

Und natürlich lassen sich Raumbelegungen durchführen, Raumlücken sichten, Honorare abrechnen und überweisen und sonstige Kurskosten verbuchen. Ein Highlight: die vollautomatische Fahrtkostenberechnung mit integrierter Entfernungsmessung zwischen Dozentenadresse und Schulungsort.

Nutzen Sie einen Dokumentenscanner? Dann lassen sich auf Knopfdruck alle relevanten Dokumente zum Kurs, wie etwa Anwesenheitslisten, hier ablegen.

Das Modul Berichtsmanager erzeugt alle erdenklichen Listen, Übersichten, Auswertungen bis hin zum Drucken von Adressetiketten für bestimmte Dozenten- oder Teilnehmergruppen.

Die Ausgabe erfolgt am Bildschirm im Acrobat-Reader-Format oder als reine HTML-Seite. Des weiteren werden die Ergebnistabellen in der Regel als Exceldatei zur Verfügung gestellt.

Im Prinzip entspricht dieses Modul dem Listenmanager in doit-VHS. Viele der Listenmanager-Jobs können hier unverändert übernommen werden.

Der Listenmanager ist eng mit doit-Knecht verzahnt. Er speichert die sog. Jobs. Damit werden z.B. vollautomatisch Zusagen per E-Mail versendet oder Erinnerungen an Teilnehmende und Lehrkräfte. Jobs können auch XML-Dateien erzeugen, um etwa die vhsApp damit zu füttern.

Unser Volltextsuchemodul greift auf den Originaldatenbestand des Bildungsträgers zu. Blitzschnell durchsucht es alle Veranstaltungsbeschreibungen nach den eingegebenen Stichwörtern - nach demselben Prinzip wie die berühmte Suchmaschine Google.

Die Trefferliste ist kundenfreundlich nach Beginndatum sortiert: erst kommen die aktuellen Veranstaltungen, weiter unten die später beginnenden. Das oder die gesuchten Stichwörter sind farbig hervorgehoben, jedes Wort in einer anderen Farbe.

Die Stichwörter werden intern gespeichert, können bequem gesichtet und statistisch ausgewertet werden.

Außerdem können Stichwörter umgeleitet werden: aus dem Stichwort "Schwimmkurs" wird z.B. "schwimmen" gemacht. Warum? Weil das Wort Schwimmkurs selten in Kursbeschreibungen auftaucht, das Wort "schwimmen" hingegen praktisch immer. Groß- und Kleinschreibung spielen bei unserer Volltextsuche natürlich keine Rolle. Die Pflege der Umleitungen können Sie jederzeit selbst durchführen.

Onlinebanking gehört für viele Menschen zum Alltag. Warum also nicht auch die eigenen Weiterbildungsaktivitäten online verwalten? Ohne Telefonwarteschleife kann man sich - nach der einmaligen Registrierung - zu jeder beliebigen Tageszeit bequem an- und -fristgerecht- wieder abmelden.

Man sieht, für welche Kurse man angemeldet ist und welche Zahlungen fällig sind.

Die Geschäftsstelle wird durch diese Eigenleistung des Teilnehmenden entlastet und bleibt dennoch informiert: Jede Online-Anmeldung wird der Geschäftsstelle automatisch per E-Mail gemeldet. Natürlich rein informativ - angemeldet ist der Kunde ja bereits!

Die berühmte Frage "Wird der Kurs etwas, wie viele Anmeldungen gibt es denn schon?" kann sich der Online-Kunde selbst beantworten. Auf die ebenfalls berühmte Frage, wer denn alles im Kurs angemeldet sei, gibt es freilich keine Antwort - der Datenschutz bleibt gewahrt!

Als Ergebnis eines Workshops mit Außenstellenleitungen ist das Planungsmodul entstanden. Die Farben helfen bei der Orientierung und veranschaulichen den Arbeitsfortschritt: grau sind Planungsvorlagen, gelb sind Kurse, die gerade bearbeitet werden und grün sind alle fertig geplanten und an die Zentrale übermittelten Veranstaltungen, blau sind die von der Zentrale frei gegebenen Veranstaltungen.

Besonders interessant ist die Option, andere Planungstabellen mit der eigenen zu vergleichen, um etwa thematische Überschneidungen oder Häufungen zu erkennen.

Das Modul Zeitmanagement stellt allen Mitarbeitenden einen persönlichen Terminkalender zur Verfügung, gekoppelt mit einer Aufgabenverwaltung, deren Mechanismus dafür sorgt, dass nichts mehr vergessen wird.

Je nach Userlevel können von hier aus die anderen Terminkalender eingesehen und sogar verändert werden.

Per doit-Hauspost werden die Betroffenen über den Termin informiert und können - bei Bedarf - Einspruch erheben.

Wenn Sie Ihr doit-Web so konfigurieren, dass es von außen erreichbar ist, können Sie jederzeit von jedem Smartphone und natürlich jedem internetfähigen PC in den Kalender gelangen!

Aber auch ohne Internet können Sie Ihre Termine dabei haben: einfach auf Ihr Gerät exportieren.

Wenn Sie doit-Mail verwenden, können Sie vom Kalender aus in Ihre Mails schauen. Und eine Arbeitszeiterfassung inkl. Urlaubsprotokollierung ist ebenfalls Bestandteil dieses praktischen Moduls.

Gutscheine für Weiterbildungskurse und -seminare sind ein beliebtes Geschenk. Warum dem Kunden nicht anbieten, das Geschenk selber zu "basteln"? Mit unserem Gutscheinmodul geht es ganz einfach und individuell.

Die Gutscheinvorlagen werden in Word layoutet und sind somit beliebig gestaltbar. Zum Schluss landet der Gutschein in einer PDF-Datei, die sich der Kunde sofort auf seinem Drucker ausgeben kann.

Die Geschäftsstelle erhält nach dem PDF-Druck automatisch eine E-Mail, in der die Daten des Schenkers und ggf. die Kursdaten gespeichert sind.

Lernzielkontrollen sind das A und O professioneller Schulungen. Was kann ich gut, woran muss ich noch arbeiten interessiert jeden engagierten Lernenden.

Mit doit-Quiz lassen sich solche Erfolgskontrollen online durchführen. Die Bearbeitung orientiert sich an klassischen Papiertests. Man kann die Reihenfolge der Bearbeitung selbst wählen und die Fragen auch mehrmals öffnen und bearbeiten. Irgendwann ist die hinterlegte Bearbeitungszeit abgelaufen, dann geht nichts mehr - nur das Ergebnis lässt sich noch abrufen.

Ergebnisse können vom Testautor mit Kommentaren präsentiert werden, die erläutern, warum die Antwort so sein muss und nicht anders. Solche Rückmeldungen verstärken den Lerneffekt ungemein.

Das Modul lässt sich auch im Prüfungsmodus nutzen. Der Test kann dann nur einmalig absolviert werden. Der Zugang erfolgt über ein Ticket, das nach dem Einlösen verfällt.

Ferienprogramme für daheim gebliebene Kinder gibt es in fast allen Kommunen. Um die Vorbereitung zu erleichtern, wurde dieses Tool geschaffen. Die beteiligten Vereinsvertreter haben Zugriff auf den Kalender und können über eine Maske ihre Veranstaltungsbeschreibung eingeben. Die Abbildung rechts zeigt nur einen Ausschnitt der praxisbewährten umfangreichen Maske.

Wenn eine Beschreibung fertig ist, kann sie versiegelt werden, um sie vor nachträglichen Änderungen zu schützen.

Um eine Häufung von Veranstaltungen an bestimmten Tagen zu vermeiden, lassen sich pro Tag maximal drei Veranstaltungen anlegen.

Wenn alles fertig ist, wird aus den Einträgen eine Textdatei erzeugt, aus der ein Programmheft gestaltet werden kann.

Ein ganz spezielles Tool ist der Coachingkalender. Er gestattet den Beteiligten, Coachingtermine in einen Projektkalender einzutragen. Somit sind alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand und die Coaches wissen, wann welcher Kunde zu Ihnen kommt.

Entwickelt wurde das Tool anlässlich einer über ein Jahr laufenden Auftragsmaßnahme der Arbeitsagentur, in der eine dreistellige Zahl von Arbeitssuchenden ein bis ca. drei Termine für ein individuelles Bewerbungstraining erhalten.

Der Kalender wird folgendermaßen genutzt: Zunächst tragen die Coaches ihre verfügbaren Zeitfenster ein. Dies tun sie im Prinzip permanent, denn der Kalender muss immer vier Wochen im Voraus gepflegt sein. Belegt werden die Termine von Mitarbeitern der Arbeitsagentur, die somit ohne umständliche telefonische Kontakte sofort verfügbare Termine sehen können.

Dieses Tool ist im Prinzip eine zweispaltige Tabelle:
Rechts stehen die Beschwerden oder auch die Komplimente, links die Stellungnahmen dazu.

Das Tool sorgt dafür, dass die erfassten Meldungen an die Zuständigen weitergeleitet werden. Alles rund um Beschwerden, aber auch positive Rückmeldungen sind hier zentral dokumentiert. Darüber freut sich jeder Qualitätsbeauftragte.

Das Modul entstand im Rahmen eines Qualitätsmanagementsprojekts. Ziel war es, alle Verfahrensanweisungen, Checklisten, Tarifdaten etc. zentral online verfügbar zu machen - mit Zugriff über eine Volltextsuche.

Das System sollte leicht zu bedienen (Google als Vorbild) und unbegrenzt ausbaufähig sein sowie eine einfache Möglichkeit bieten, Anregungen für neue Beschreibungen einzustellen.

Auf Basis von doit-CMS entstand nach diesen Vorgaben doit-IIS, das sich seitdem im Arbeitsalltag als stiller Diener bewährt.

Aufgerufen wird es über einen Link, der im Kopfbereich fast aller Masken von doit-Web auftaucht.

Oft erhält man Texte (z.B. direkt in eine E-Mail geschrieben), die man nicht bequem über die Zwischenablage verarbeiten kann, da Absatzzeichen am Ende jeder Zeile kleben. Solche störenden Elemente beseitigt der Textkonverter.

Typographische Gänsefüßchen und lange Gedankenstriche werden ebenfalls ausgetauscht. Das mag nicht jedem gefallen, ist aber von Vorteil, wenn Texte in Internetseiten verarbeitet werden.

Wenn Sie all die Konvertierungsfunktionen nicht interessieren, kann das Tool dennoch nützlich für Sie sein, nämlich zum bloßen Zählen der Anschläge in einem Text.

Zehnfingerschreiben ist eine Kulturtechnik wie Fahrradfahren oder Schreiben mit dem Stift. Wie auch immer man das Tastschreiben lernt, irgendwann möchte man wissen, wie viele Anschläge man inzwischen erreicht. Dafür wurde diese spezielle Online-Lernzielkontrolle geschaffen. Sie lässt den Prüfling schreiben und erst am Ende wird sein Text mit dem Original verglichen.

Die Prüfungsversion unterscheidet sich lediglich dadurch, dass es nur einen Kasten gibt und der abzuschreibende Text auf Papier überreicht wird.

Das Modul kann auf unserem Server genutzt werden (nach Voranmeldung, derzeit kostenlos), lässt sich aber auch bei Ihnen vor Ort installieren.

Das Modul Adressmanager ist für die Pflege sämtlicher Stammadressen, nicht nur der Dozentenadressen, geeignet. Seine Abfragefunktion ist denkbar einfach in der Bedienung und dennoch außerordentlich flexibel. Im Beispiel links werden sämtliche Dozenten gesucht, die bisher Rhetorikkurse gegeben haben.

Die Trefferliste wird auch als Exceltabelle bereit gestellt. Es wird eine Verbindung zu angelegten Serienbriefen hergestellt, gefundene Mailadressen werden automatisch ausgelesen!

Beim Klick auf eine der gefundenen Adressen erscheinen nicht nur die Adressdaten, sondern auch sämtliche bisher gegebenen oder ausgefallenen Kurse und sämtliche bisher abgewickelte Korrespondenz - sofern der Userlevel des Anwenders den Zugriff erlaubt.

Der Prozessmanager ist ein sehr flexibel einsetzbares Modul, dessen Hauptsinn darin besteht, auf anstehende Aufgaben an zentraler Stelle aufmerksam zu machen und dies so lange zu tun, bis die Aufgabe erledigt worden ist.

Insbesondere bei Personalausfällen kann sich das Modul als wahrer Segen erweisen, wenn nämlich die Aufgaben, die von der ausgefallenen Person hätten erledigt werden müssen, von anderen Mitarbeitern übernommen werden und diese dies aus dem schlichten Grund tun, weil die wichtige Aufgabe vom Prozessmanager als zu erledigen angezeigt wird.

Eine besondere Stärke des Tools besteht darin, aus Regelvorlagen mit einem Klick Aufgaben in den Kalender einzutragen. Hier sieht man ein Beispiel solch einer Vorlage, die immer beim Anlegen eines Kurses aktiviert wird.

Natürlich können die erzeugten Termine manuell überschrieben verändert werden.

Online-Anmeldungen über die Homepage sind vielfältig möglich. Technisch am einfachsten ist die Anmeldung via Zwischenablage aus einer strukturierten E-Mail heraus. Solche E-Mails werden aus Anmeldeformularen generiert, wie sie jeder professionelle Webmaster einrichten kann.

Wenn Ihr doit-Web-Server über Port 80 ans Internet angebunden ist, lässt sich die besonders komfortable indirekte Online-Anmeldung realisieren. Indirekt heißt sie deshalb, weil die Anmeldung zwar sofort im System landet, aber erst durch einen Mitarbeiter aktiviert wird. Dabei wird ein Abgleich mit den Stammdaten vollzogen, so dass diese aktuell bleiben und Dubletten vermieden werden.

Am komfortabelsten freilich ist die direkte Online-Anmeldung, wie sie unser Stammkundenmodul bietet. Hier schreibt sich der Kunde direkt in den Kurs ein. Dazu muss er sich einmalig registrieren lassen, wie beim Onlinebanking. Nähere Informationen dazu bei "Stammkundenanmeldung".

Eines der beliebtesten Module ist der Dozentenzugang. Er erleichtert den Dozenten das Leben und entlastet spürbar die Verwaltung:

- Anwesenheitslisten mit dem speziellen Layout des Bildungsträgers können im PDF-Format gedruckt werden.

- Das Honorar kann abgerechnet werden.

- Eine Verdienstbescheinigung für das aktuelle und die letzten drei Jahre kann erstellt werden.

- Der Dozent gelangt direkt auf die Kursplattform, um Dateien und Nachrichten mit seinen Teilnehmern auszutauschen.

- Der Dozent kann prüfen, ob ein Raum frei ist, falls er einen Termin verlegen möchte.

- Auf Basis des angesteuerten Kurses wird ein Planungsbogen erstellt, bei dem im Idealfall nur das Datum angepasst werden muss. Danach wird automatisch die Verwaltung informiert und kann die Planung zu Ende führen.

Der Zugang zum Dozentenportal erfolgt nicht über Nutzername und Kennwort, sondern über die Bankverbindung und die Dozentennummer. Damit wird vermieden, dass die Nutzer sich ein weiteres Kennwort merken müssen.

Das Kioskmodul ist die zentrale elektronische Anzeigetafel für den Eingangsbereich. Im Minutenrhythmus werden die Daten vollautomatisch aktualisiert. Das Layout wird an Ihre Vorgaben angepasst.

Das Modul lässt sich auch in die Homepage integrieren. Und es kann auf einem normalen PC installiert werden, denn sobald das Modul gestartet ist, legt es sich wie eine Schutzschicht über Windows, so dass keiner mehr an das Betriebssystem heran kann.

Wann immer ein Kurs am PC stattfindet, macht das Ausfüllen eines Feedbackbogens online Sinn. Die Auswertung ist unschlagbar schnell und das Ergebnis wird automatisch archiviert.

Auswertungen für bis zu 5 Distraktoren macht das System horizontal, vertikal und als Bilanz. Damit können Verbesserungspotentiale sehr differenziert ermittelt werden.

Dozent bzw. Trainer können sofort, sogar vor der Gruppe im Kurs oder zu Hause auswerten. Die Auswertung ist für den Dozenten nur einmal möglich, damit sind aufwendige Zugangsmechanismen überflüssig und dem Datenschutz wird dennoch Genüge getan.

Die Kursplattform, ein einfach zu bedienender Webspace und ein Nachrichtenforum, zu dem die Teilnehmenden automatisch Zugang erhalten, wenn Sie Kundennummer und Kursnummer eingeben und beides zusammen passt.

Sie können Nachrichten austauschen und Dateien hoch- und runterladen, unter ihren Kursteilnehmern verteilen, nur dem Dozenten zukommen lassen und unterliegen dabei Beschränkungen, die den Blick für Dateiendungen und -größen schulen.

Kurz und gut: Kursteilnehmer und Dozenten sitzen in einem Online-Boot und können Hausarbeiten und sonstige Informationen austauschen.

Mit dem CMS-Modul pflegen Sie Dateien auf Ihrer Homepage direkt im Browser.

Besonders pfiffig ist der darin integrierte News-Generator. Ähnlich einem Blogger erlaubt er schnell und zügig, Mitteilungen ins Netz zu stellen.

Und das erledigen Sie an jedem beliebigen PC auf diesem Planeten. Er muss nur mit dem Internet verbunden sein. Weitere Informationen im Hilfetext des Moduls unter: http://doit.homeip.net/hilfecms.htm

Damit lassen sich alle Buchungen verarbeiten, sofern Ihre Instituition nicht bilanzpflichtig ist.

Unser Journal ist manadantenfähig und erlaubt ad hoc vielfältige Auswertungen.

Belege können eingescannt direkt bei der Buchung abgelegt werden!

Lassen Sie die Grundrisse Ihrer Institution in die Software integrieren und schon genügt ein Klicken auf den entsprechenden Raum, um zu sehen, wie er belegt ist.

Der Terminkoordintaor ist ein Gratistool, das Sie über http://www.doitweb.de/tk.htm erreichen. Es hilft effizient bei der Terminfindung für Gruppen mit max. 20 Mitgliedern bzw. Teilnehmenden.

Das Tool ist selbsterklärend und immer nur für die Gruppe nutzbar, für die eine Terminfindung angelegt wurde.

Noch leben wir im Papierzeitalter, noch sind Feedbackbögen das probate Mittel, Rückmeldungen zur Veranstaltung zu sammeln.

Auswertungen solcher Papierbögen können heutzutage mit speziellen Scannern zuverlässig und schnell erledigt werden. Doch die Preise für solche Systeme liegen im fünfstelligen Bereich. Wer sich das nicht leisten kann oder mag, findet in unserem Auswertungssystem einen preisgünstigen Ersatz: jeder Bogen wird einfach "abgeklickt". Das geht erstaunlich schnell, da der Bogen am Bildschirm fast so aussieht wie das Original. Zudem können handschriftliche Kommentare übernommen werden, so etwas bietet kein Scannersystem.

Unter doit.homeip.net/fragenbogenauswertung.htm kann man das System näher betrachten. Einfach auf Hilfe klicken und schon wird Ihnen kurz und übersichtlich erklärt, wie damit gearbeitet wird.

Das Modul wird von uns ausschließlich vermietet und auf unserem Server gehostet. Pro gespeicherten Bogen werden Ihnen einmalig 10 Cent plus Mehrwertssteuer berechnet. Ab dem 1000. Bogen gibt es 10% Rabatt, ab dem 10.000 Bogen 50%! Die Speicherung der Bögen ist zeitlich nicht begrenzt.

doit-Web Nutzungskosten

Die Software wird ausschließlich als Software as a Service vermietet über SSL-verschlüsselte Webtechnik (wie beim Online-Banking). Die Mietkosten betragen bei Nutzung der VHS-Standardmodule und bei einer Institutionsgröße bis 5.000 Unterrichtsstunden zu 45 Minuten pro Jahr 50,00 EUR netto pro Monat. Bei mehr als 5.000 Unterrichtsstunden belaufen sich die monatlichen Mietkosten auf den hundertsten Teil der jährlichen Gesamtunterrichtsstunden. Bei Nicht-Volkshochschulen beträgt der Mietpreis prinzipiell 125,00 EUR pro Monat, bei fester IP 150,00 EUR.

Die Monatsmiete enthält sämtliche Updates, Supportanfragen und Standardformular- und Standardmaskenanpassungen. Individuelle Anpassungen und Erweiterungen werden nach Aufwand berechnet und demzufolge individuell kalkuliert.

Eine Anpassung der Miete nach oben oder unten behalten wir uns vor, kündigen diese jedoch mindestens sechs Monate vorher an. Eine Kündigung des Mietverhältnisses ist nach den ersten 12 Monaten von beiden Seiten, sofern nichts Anderes vereinbart wurde, jederzeit zum Monatsende möglich. Für die Einrichtung Ihres Datenbestandes inkl. Übernahme von Altdaten aus einer Nicht-doit-Software berechnen wir pauschal 500 , bei Übernahme aus doit-Classic entstehen in der Regel keine Kosten. Bei Kündigung des Mietverhältnisses werden Ihre Daten gelöscht und Ihnen zuvor auf Wunsch auf einem Datenträger (CD, DVD oder Stick) zur Verfügung gestellt.

Alle Preisangaben verstehen zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.